A gondolataink menedzselése, az érzelmeink szabályozása és a hatékony viselkedés a körülmények ellenére ez a változás művészete. Mindenki hatékony, de az igazság az, hogy előbb-utóbb mindenki veszít is értékes időt. Sokféle megközelítés és szempont befolyásol egy-egy folyamatot, de egy biztos: minden folyamatot lehet javítani, újragondolni, frissíteni, vagyis hatékonyabbá tenni.

Dönteni kell, akár minden pillanatban:

•  a meghatározott cél elérése a lehető legkisebb ráfordítással, vagy

•  az adott ráfordítással a lehető legjobb eredmény elérése.

Kérdések, irányok

Kutatások megmutatják az általános képet, de segít átgondolni, hogy saját szervezetünkre is jellemző-e a megállapítás:

A vezetők 62 százaléka több mint 10 órát dolgozik naponta. A cégek kétharmada növekszik, ez a folyamat azonban nehézségekkel – például szakemberhiánnyal – jár, ami stresszt és túlterheltséget okoz a vezetők körében. A bővülő cégek jelentős hányada motivációs kihívásokkal és szervezeten belüli kommunikációs problémákkal is küzd.

A vezetők 58 százaléka szeretné fejleszteni stresszkezelési technikáit, és tenne többet a kiégés elkerüléséért. Minden második menedzser úgy véli, volna még mit tanulnia az időgazdálkodás, a priorizálás és az újfajta vezetési stílusok alkalmazásának terén is.

Tevékenységek, amelyek a hatékonyság és a motiváció ellen dolgoznak:szünetnélküli munka, feladatok észben tartása, multitasking, panaszkodás, időhiány, perfekcionalizmus, fontos dolgok halogatása, állandó változás, sürgető feladatok, célvesztés, eltérítés, életmód: kevés alvás és mozgás, sok stressz… kiégés…

Ellenőrző pontok

Az egyik kulcspont, hogy a vezető hatékony folyamatok által delegálni tudja a feladatokat és számon is kérje. Amikor ez nem jól működik, automatikusan csökkenni fog a hatékonyság. Mindent folyamatok vezérelnek, még a legegyszerűbb dolgokat is. Egy probléma fennakadást okoz, így az egész működést lelassítja, vagy akár meg is akadályozza. Egy jól kialakított folyamat szorosan illeszkedik a szervezethez és a munkatársakhoz, olyan, mint az idegrendszer, ahol az impulzusok vezérlik a szervezeti egységeket, szállítják az információt és előállítják az eredményeket.

Szervezeti élet három forgatókönyve:

→ állandó harc az idővel, problémák kezelése, nehézkes ügymenet…

→ együttműködés hiánya, konfliktus, kiégés, fluktuáció…

→ munkavállalóból munkatárssá válás után, hatékony, motivált és produktív hozzáállás!

Számolni mindig érdekes:

8 óra munka – 2 óra internetezés – 2 óra szociális tevékenység (étkezés, kávézás, dohányzás, beszélgetés …) – 1 óra magánügy…

3 óra munka? Vagy még kevesebb a legnagyobb időrablók miatt:

→ Cégen belüli töménytelen mennyiségű e-mailes kommunikáció

→ értekezletek, megbeszélések, ötletelések, beszámolók

→ információhiány, várni a döntésre, árajánlatra…

→ multitaskingolás,

→ akadozó folyamatok…

Egy kis kikapcsolódási internetezés és máris jobb hangulatba jövünk a munkahelyen. Vagy mégsem? Egyik posztból jön a másik után, már el is telt egy óra, nem haladtunk és gondolataink pedig távol járnak.

Megkérdezettek 80 %-a több mint két órán át keresgél az interneten és 75 %-a pedig közel két órát tölt Facebookon és egyéb közösségi oldalakon.

A kutatási eredmények szerint az irodai dolgozók idejük 42%-át együttműködésben töltik, ugyanakkor elemzések alapján ezen törekvések mindösszesen 34%-a lesz hatékony. Ez a teljes munkaidő 25%-t teszi ki. Egy átlagos munkatárs – például egy marketing specialista – munkaidejének 25%-át tölti el azzal, hogy olyan kollégákat keres meg kéréssel, kérdéssel, akik nem adnak magas prioritást megkereséseinek.

Érdemes újragondolni a folyamatokat kreatív ötletekkel is:

Kontroll alatt tartott kikapcsolódás (internetezés…) szellemileg frissítő lehet és a pihenők után jobb közérzettel folytatható a munka. Számszerűsítve a munkaidő legfeljebb 20 %-a során alkalmazott munkahelyi szabadidős internetböngészés 9 %-kal növeli a produktivitást.

Tiszteljük meg magunkat és az időnket azzal, hogy értékes dolgokra fordítjuk. Ha munkáról van szó, legyünk jelen teljes mértékben szellemileg – és ugyanez igaz a szabadidőnkre is.

Van elég dolgunk, ne terheljük a memóriánkat azzal, hogy még az elvégzendő feladatok végtelen listáját is észben tartjuk.

Ha nem tartunk megfelelő ütemben szüneteket, saját gondolatainkba fordulunk és lelassulunk, a hatékonyságunk pedig drámaian visszaesik.

Előbb-utóbb úgyis meg kell csinálnunk, tehát ennyi erővel akár fel is szabadíthatjuk magunkat. Ne engedjük, hogy egy rettegett határidő foglyává váljunk!

Egyre több tanulmány mutatja ki, hogy lehetetlen egyszerre több feladatra összpontosítani. A multitasking, vagyis több tevékenység egy időben történő párhuzamos végzése megosztja a figyelmet. A produktivitás és a hatékonyság ellen dolgozunk, ha nem fókuszálunk az adott feladatra.